Dette må du huske før en årsavslutning

Desember betyr juleforberedelser, familietid og planlegging av et nytt år. Men for deg som bedriftseier og arbeidsgiver betyr det også årsavslutning, og å kunne starte det nye regnskapsåret uten feil og problemer.

Siden desember er fylt med så mye annet vil vi i Norlønn hjelpe deg litt på vei, slik at du unngår at det blir surr over nyttår.

Derfor har vi laget en huskeliste over hva du må gjøre i desember, og hva som skal være på plass i januar, slik at du kan ta juleferie med god samvittighet. 

Dette skal du huske å gjøre før du tar juleferie:

1. Sjekk at lønnskjøringene ser riktige ut 

Dette er kanskje et selvfølgelig punkt listen. Men det er fort gjort at det sniker seg inn en feil i lønnsberegningen, og da er det bedre at du ser over beløpene en ekstra gang før du kjører årets siste lønninger.

I Norlønn kan du se alle opplysningene som er registrert om medarbeidernes lønn, betalte skatt, feriepenger, arbeidsgiveravgift – kort sagt alt du trenger å vite – under menyen Lønnskjøring og menypunktet ‘Rapporter’. Her kan du laste ned rapporten ‘Lønnskonto’, som samler alle beløpene registrert på medarbeiderne gjennom året i ett dokument.

Denne rapporten kan du bruke til å se gjennom alle beløpene som er registrert i systemet, slik at du er sikker på at årets lønnskjøringer er som de skal før firmaets årsavslutning.

2. Registrer obligatorisk tjenestepensjon (OTP)

De aller fleste arbeidsgivere er forpliktet til å tegne obligatorisk tjenestepensjon, eller OTP. Denne har du kanskje betalt inn månedlig, og da trenger du ikke gjøre annet enn å legge inn beløpet for desember som normalt.

Hvis du har valgt å legge den inn én gang om året, er det viktig å huske å legge inn medarbeidernes pensjon for hele 2019 før jul.

I begge tilfellene legger du inn pensjonen i feltet ‘Pensjonspremie arbeidsgiverbetalt’ i menypunktet ‘Fastlønn’ i Lønnsberegning-menyen.

3. Kontroller at det ikke er feilmeldinger i a-meldingene

Når du har sett at opplysningene er registrert riktig i systemet, må du også huske å sjekke at du har innrapportert riktig informasjon i a-meldingene.

Under menyen Altinn og menypunktet ‘Kvitteringer’ kan du se alle innsendingene dine til Altinn og hvilken status de har. Du skal finne en a-melding for alle månedene i året med en statusmelding ‘OK’ for å være sikker på at Altinn har mottatt alle a-meldingene dine.

Men ‘OK’ betyr ikke nødvendigvis at a-meldingen ikke inneholder feil. Derfor er det alltid viktig å gå inn og se på hvilken tilbakemelding du har fått på a-meldingen. Hvis du har fått en feilmelding, må du rette feilen så fort som mulig og senest innen fristen for innsendingen av den neste a-meldingen.

Det er også viktig å huske å sende inn en ny a-melding for perioder hvor du har laget en korreksjon. Den nye a-meldingen overskriver den gamle og får dermed rettelsene med i rapporteringen.

4. Hent de nye skattekortene

Før du skal kjøre den første lønnen i det nye året, er det viktig at du har hentet de nye skattekortene til medarbeiderne dine.

Det gjør du under Altinn og menypunktet ‘Skattekort’ i lønnssystemet. Her bestiller du de nye skattekortene, og når bestillingen har blitt behandlet finner du en tilbakemelding i innboksen din på Altinns hjemmeside. Denne filen laster du inn i menypunktet ‘Hent tilbakemelding’ i Altinn-menyen. Når du har gjort det, ligger skattekortene klart i systemet.

Du kan hente de nye skattekortene for 2020 fra den 16. desember.

Det kan godt ta litt tid fra man bestiller skattekortet til tilbakemeldingen er klar, så det er en god idé å gjøre dette som en del av firmaets årsavslutning i desember.

5. Besøk hjemmesiden vår og få informasjon om regelendringer og nye funksjoner

Nye regler og lover trer ofte i kraft den 1. januar, og disse kan noen ganger få følger for deg som arbeidsgiver. Derfor er det en god idé å ta en titt på hjemmesiden vår, hvor vi holder deg oppdatert om de nye reglene og om det kommer nye funksjoner i systemet.

 

Dette må du huske å gjøre i løpet av januar:

1. Sammenstilling av opplysninger

Alle som utbetaler lønn er pliktige til å sende inn en sammenstilling av opplysninger om arbeidsforhold til medarbeiderne sine. Denne sammenstillingen inneholder summen av de rapporterte inntektene gjennom et år og erstatter den gamle lønns- og trekkoppgaven.

Du finner sammenstillingen under ‘Rapporter’ i Lønnskjøring-menyen. Den heter ‘Årssammenstilling’, og viser alt som er rapportert inn fra Norlønn til Altinn i a-meldingene.

Fristen for å levere en årssammenstilling til medarbeiderne dine er 1. februar.

2. Satsendringer

Et nytt år kan også bety nye satser for diverse skatter og avgifter. Dette er noe du må holde øye med på Skatteetatens sider, slik at du får rettet eventuelle endringer i satsene i lønnssystemet.

Dette gjelder spesielt i feltene knyttet til tjenestereiser og naturalytelser i Lønnsberegning-menyen, hvor du legger inn satsene manuelt.

Hvis du følger denne huskelisten, vil årets årsavslutning gå som en lek.

Husk at du kan finne hjelp og råd i hjelpetekstene våre på hjemmesiden og inne i systemet. Vi sitter også klar i supporten hvis du får problemer underveis.

 

Kategori

Tips og triks

Tags:

Årsavslutning A-melding OTP Sammenstilling av opplysninger Veiledning Skattekort