Så enkelt er det å skifte lønnsprogram

Å skulle skifte lønnsprogram kan virke som en tidkrevende og vanskelig prosess for mange. Men det trenger verken ta lang tid eller å lage surr i regnskapet til firmaet ditt.

Det viktigste er at du har oversikt over de relevante opplysningene og får et riktig oppsett fra start av. 

For å gjøre det enkelt for deg har vi laget en oversikt over alt du skal være oppmerksom på når du skifter lønnsprogram til Norlønn – slik at du raskt og enkelt kan sette i gang med lønnskjøringen i det nye lønnsprogrammet ditt.

Første steg: Hvilket organisasjonsnummer og virksomhetsnummer? 

Det første du må finne ut av når du skal skifte lønnsprogram er hvilket organisasjons- og virksomhetsnummer medarbeiderne dine har vært innrapportert på tidligere. Dersom bedriften din kun har ett virksomhetsnummer, skal du bruke det samme nummeret i Norlønn.

Men hvis bedriften din har flere, er det viktig at du bruker det samme nummeret som du har rapportert arbeidsforholdene på tidligere i Norlønn. Ellers vil det dukke opp en feilmelding når du sender inn den første a-meldingen.

Husk at det fra 1. januar 2020 var obligatorisk å rapportere arbeidsforhold på både virksomhets- og organisasjonsnummer

Neste steg: Medarbeideroppsett i Norlønn

Når du har fått sjekket at virksomhets- og organisasjonsnummeret til bedriften din samsvarer med den tidligere innrapporteringen, er du klar til å fylle ut alle opplysningene om medarbeiderne dine i Norlønn.

Nok en gang er det viktig at det er samsvar mellom opplysningene i det gamle og det nye lønnsprogrammet. Det er derfor nødvendig at du oppgir alle de aktive arbeidsforholdene for hver måned, og at alle medarbeiderne er tilknyttet samme virksomhet i det tidligere lønnsprogrammet og i Norlønn.

Slik registrerer du arbeidsforholdene til medarbeiderne dine i Norlønn:

Du har nå kommet så langt at du er klar til å registrere arbeidsforholdene til medarbeiderne dine i Norlønn. Det gjør du på denne måten:

1. Legg til opplysninger om type arbeidsforhold

I menyen til venstre på siden din i Norlønn finner du menypunktet 'Medarbeider'. Når du har gått inn på det, kan du gå videre til å velge 'Arbeidsforhold'. Her fyller du inn alle opplysningene dine om den aktuelle medarbeideren sine arbeidsforhold – og disse skal være de samme som i det gamle lønnsprogrammet ditt. Hvis du f. eks. har innrapportert en medarbeider som frilanser tidligere, skal du også velge det i Norlønn.

2. Legg til medarbeiderens ansettelsesdato

Under 'Medarbeider'-punktet i menyen ligger også knappen 'Ansettelse og fratredelse'. Her legger du inn den samme ansettelsesdatoen på medarbeideren som er registrert i det gamle programmet.

3. Legg til medarbeiderens startsaldo

Til slutt kan du velge 'Startsaldo' under 'Medarbeider'-punktet. Her registrerer du lønnen og feriepengene den aktuelle medarbeideren har opptjent før du begynner å kjøre lønn i Norlønn – det vil si lønnsdata fra det gamle programmet. 

Ved å legge inn opptjent lønn og feriepenger fra forrige år, og eventuelt så langt i det inneværende året, vil Norlønn automatisk kunne behandle feriepengene til medarbeiderne dine. I tillegg blir hele lønnsgrunnlaget synlig på lønnsslippen til medarbeideren, som gjør det enkelt og oversiktlig for dere begge.

De dataene som du legger inn i 'Startsaldo' blir ikke rapportert i A-meldingen. Men det er nyttig å ha med for å få en så enkel og smidig overgang til Norlønn som mulig for både deg og medarbeiderne dine.

Ved å opprette medarbeiderne i lønnsprogrammet på denne måten, vil Norlønn rapportere de samme opplysningene om arbeidsforholdene til Altinn, men med et nytt arbeidsforholds-ID. Altinn vil dermed forstå at det er det samme arbeidsforholdet som har blitt registrert tidligere, og derfor er det ikke nødvendig for deg å sette inn en sluttdato for arbeidsforholdet i det gamle lønnsprogrammet.  

Til slutt: Altinn, a-melding og Norlønn

Når du har lagt inn alle medarbeiderne dine, kan du gå videre til å registrere Norlønn i Altinn. Dette er viktig for at du skal kunne sende a-meldingen fra Norlønn.

Det gjør du ved å logge deg på Altinn-kontoen til bedriften din. Deretter går du til menypunktet 'Profil', og videre til 'Avanserte innstillinger'. Her finner du 'Registrer datasystem'.  Under dette punktet skal du legge inn et navn på programmet, velge Norlønn i rullegardinmenyen og lage et passord. Disse opplysningene skal du huske til litt senere i prosessen. Når du har gjort dette vil du se at Norlønn har fått tildelt en ID i Altinn. 

Denne ID-en skal du legge inn på siden til bedriften din i Norlønn. Det gjør du ved å trykke på 'Altinn' i menyen, og deretter på 'Oppsett'. Under 'System-ID' kan du sette inn den ID-en du ble tildelt i Altinn. Deretter skal du skrive inn det passordet du valgte under 'Systempassord', og fylle ut de resterende feltene i menyen, f. eks. personnummeret til den som melder inn til Altinn.

Når du har gjort dette er du klar til å sende den første a-meldingen fra det nye lønnssystemet ditt i Norlønn. 

Hvis du fortsatt er i tvil om utfyllingen av feltene i Norlønn, kan hjelpeteksten knyttet til hvert felt være gode å ha. Her finner du nemlig utdypende informasjon om alle feltene og emnene.  

Kom i gang nå

Kategori

Lønnsadministrasjon

Tags:

Bytte lønnsprogram Opprette konto Startsaldo