Så enkelt er det å skifte lønnsprogram

Å skulle skifte lønnsprogram kan virke som en tidkrevende og vanskelig prosess for mange. Men, det trenger verken å ta lang tid eller å lage surr i bedriften din sitt regnskap. 

Det viktigste er at du har oversikt over de relevante opplysningene og får et riktig oppsett fra start av. For å gjøre det enkelt for deg har vi laget en oversikt over alt du skal være oppmerksom på når du skifter lønnsprogram til Norlønn – slik at du raskt og enkelt kan sette i gang med lønnskjøringen i det nye lønnsprogrammet ditt.

Første steg: Organisasjonsnummer eller virksomhetsnummer? 

Det første du må finne ut av når du skal skifte lønnsprogram er hvilket organisasjons- eller virksomhetsnummer medarbeiderne dine har vært innrapportert på tidligere. Dersom bedriften din kun har ett virksomhets- eller organisasjonsnummer, skal du bruke det samme nummeret i Norlønn. Men hvis bedriften din har flere, er det viktig at du bruker det samme nummeret som du har brukt tidligere i det nye lønnsprogrammet. Ellers vil det dukke opp en feilmelding når du sender inn den første A-meldingen fra Norlønn.

Dersom du har flere nummer tilknyttet bedriften din, og du vil at medarbeiderne dine skal tilknyttes virksomhetsnummeret og ikke organisasjonsnummeret, må du opprette virksomhetsnummeret i Norlønn. Det gjør du ved å trykke på menyen til venstre på siden din og deretter “Firma”. Under “Underenheter” kan du legge til bedriften din sitt virksomhetsnummer i lønnssystemet.

Neste steg: Medarbeideroppsett i Norlønn

Når du har fått sjekket at virksomhets- eller organisasjonsnummeret til bedriften din samsvarer med den tidligere innrapporteringen, er du klar til å fylle ut alle opplysningene om medarbeiderne dine i Norlønn. Og igjen er det viktig at det er samsvar mellom opplysningene i det gamle og det nye lønnsprogrammet. Det er derfor nødvendig at du oppgir alle de aktive arbeidsforholdene for hver måned, og at alle medarbeiderne er tilknyttet samme virksomhet i det tidligere lønnsprogrammet og i Norlønn.

Hvis du skal registrere medarbeiderne dine under et virksomhetsnummer og ikke et organisasjonsnummer, er det en god idé å gjøre det før du kjører lønn for første gang i systemet. Det gjør du ved at fylle inn virksomhetsnummeret under menypunktet “Medarbeider”, “Skatt” og “Underenhet”. 

Slik registrerer du arbeidsforholdene til medarbeiderne dine i Norlønn:

Du har nå kommet så langt at du er klar til å fylle inn arbeidsforholdene til medarbeiderne dine i Norlønn. Det gjør du på denne måten:

  1. I menyen til venstre på siden din i Norlønn finner du menypunktet “Medarbeider”. Når du har gått inn på det, kan du gå videre til å velge “Arbeidsforhold”. Her fyller du inn alle opplysningene dine om den aktuelle medarbeideren sine arbeidsforhold – og disse skal være de samme som i det gamle lønnsprogrammet ditt. Hvis du f. eks. har innrapportert en medarbeider som frilanser tidligere, skal du også velge det i Norlønn.
  2. Under “Medarbeider”-punktet i menyen ligger også knappen “Ansettelse og fratredelse”. Her legger du inn den samme ansettelsesdatoen på medarbeideren som er registrert i det gamle programmet.
  3. Til slutt kan du velge “Startsaldo” under “Medarbeider”-punktet. Her registrerer du lønnen og feriepengene den aktuelle medarbeideren har opptjent før du begynner å kjøre lønn i Norlønn – det vil si lønnsdata fra det gamle programmet. Ved å legge inn opptjent lønn og feriepenger fra forrige år, og eventuelt så langt i det inneværende året, vil Norlønn automatisk kunne behandle feriepengene til medarbeiderne dine. I tillegg blir hele lønnsgrunnlaget synlig på lønnsslippen til medarbeideren, som gjør det enkelt og oversiktlig for dere begge.

De dataene som du legger inn i “Startsaldo” blir ikke rapportert i A-meldingen. Men det er nyttig å ha med for å få en så enkel og smidig overgang til Norlønn som mulig for både deg og medarbeiderne dine.

Ved å opprette medarbeiderne i lønnsprogrammet på denne måten, vil Norlønn rapportere de samme opplysningene om arbeidsforholdene til Altinn, men med et nytt arbeidsforholds-ID. Altinn vil dermed forstå at det er det samme arbeidsforholdet som har blitt registrert tidligere, og derfor er det ikke nødvendig for deg å sette inn en sluttdato for arbeidsforholdet i det gamle lønnsprogrammet.  

Til slutt: Altinn, A-melding og Norlønn

Når du har lagt inn alle medarbeiderne dine i det nye lønnsprogrammet kan du gå videre til å registrere Norlønn i Altinn. Dette er viktig for at du skal kunne sende den første A-meldingen til Altinn fra Norlønn.

Det gjør du ved å logge deg på Altinn-kontoen til bedriften din. Deretter går du til menypunktet “Profil”, og videre til “Avanserte innstillinger”. Her finner du “Registrer datasystem”.  Under dette punktet skal du legge inn et navn på programmet, velge Norlønn i rullegardinmenyen og lage et passord. Disse opplysningene skal du huske til litt senere i prosessen. Når du har gjort dette vil du se at Norlønn har fått tildelt en ID i Altinn. 

Denne ID-en skal du legge inn på siden til bedriften din i Norlønn. Det gjør du ved å trykke på “Oppsett” i menyen, og deretter på “Altinn”. Under “System-ID” kan du sette inn den ID-en du ble tildelt i Altinn. Deretter skal du skrive inn det passordet du valgte under “Systempassord” og fylle ut de resterende feltene i menyen, f. eks. personnummeret til den som melder inn til Altinn.

Når du har gjort dette er du klar til å sende den første A-meldingen fra det nye lønnssystemet ditt i Norlønn. 

Hvis du fortsatt er i tvil om utfyllingen av feltene i Norlønn, kan hjelpeteksten knyttet til hvert felt være gode å ha. Her finner du nemlig utdypende informasjon om alle feltene og emnene.  

Kom i gang nå

Kategori

Lønnsadministrasjon

Tags:

Skift av lønnsprogram Lønnskjøring Lønnsguide

Andre interessante artikler

Artikkel

Opprett bedriften din i Norlønn

Oprettelse av bedrift Lønnsguide

Det krever nesten ingenting av deg å opprette bedriften din i Norlønn. Så snart du har aktivert kontoen din hos oss, vil du finne bedriftsopplysningene dine i systemet. Dermed trenger du ikke fylle ut alle opplysningene igjen.

Men du har også muligheten til å knytte flere firmaer til kontoen din eller endre bedriftsopplysningene på siden din. Her viser vi deg hvordan.

Artikkel

Slik opretter du en konto hos Norlønn - steg for steg

Lønnskjøring Lønnsguide Opprettelse av konto

Som kunde hos Norlønn vil du enkelt, rimelig og sikkert kunne ta deg av lønnskjøringen til medarbeiderne dine selv. Du kan enten velge å prøve lønnssystemet gratis i 30 dager, eller opprette deg som kunde med en gang. Her viser vi deg hvordan du oppretter en konto hos Norlønn – steg for steg.

Artikkel

Slik blir du klar til den første lønnskjøringen

Lønnsguide Lønnskjøring

Med Norlønn får du et brukervennlig, raskt og sikkert lønnssystem, som gjør det lett for deg å kjøre lønn til medarbeiderne dine. Men før du setter i gang med den første lønnskjøringen, har vi noen nyttige tips som vil gjøre den enda enklere.  

Artikkel

Ta lønnskjøringen i egne hender

Lønnsguide Lønnskjøring

Du kjenner deg sikkert igjen i at lønnskjøring kan være en tidstyv. Med Norlønn får du muligheten til å beregne lønnen til medarbeiderne dine selv. På den måten sparer du både tid og penger, og samtidig sørger vi for at du alltid oppfyller kravene til myndighetene. 

Artikkel

Slik velger du det beste lønnssystemet

Lønnsguide Lønnskjøring

Det finnes mange muligheter når du skal kjøre lønn online. Og kanskje synes du det er vanskelig å finne det alternativet som passer best for deg og dine behov, da det er mange forskjellige lønnssystemer å velge mellom. Her gir vi deg noen tips, slik at du enkelt kan velge det beste nettbaserte lønnssystemet for bedriften din.